Confesiones: Mover su ERP a la nube no es lo mejor para todas las empresas

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A estas alturas, todos hemos escuchando el término "La Nube".  Este es el nombre que se le ha dado a las tecnologías que permiten que los sistemas de computación puedan operarse remotamente desde un lugar irrelevante para los usuarios finales. La idea es que, en algún lugar desconocido, alguna empresa especializada tiene los sistemas de hardware necesarios para almacenar y procesar los datos de su empresa, como correos, archivos y hasta tu sistema de contabilidad y facturación.  Sus empleados tienen la capacidad de utilizar estos datos y documentos a través de un navegador, en cualquier momento, y desde cualquier lugar.  Es la última moda en el mundo de la computación, y con sus buenas razones, pero siga leyendo y descubrirá por qué mover su ERP a la nube no es lo mejor para todas las empresas.

La Nube
¿Voy a ahorrar dinero al moverme a la nube?

El beneficio más vendido de la nube es que usted puede ahorrarse la inversión en equipos de hardware que implicaría el tener sus datos localmente almacenados.  Esto incluye servidores que hay que reemplazar cada cierto tiempo y para los cuales hay que tener un equipo de profesionales para darle mantenimiento constante, aplicar los parchos de seguridad consistentemente y resolver cualquier problema que pueda aparecer en las operaciones del día a día.

Adicionalmente,  la empresa puede ahorrarse costos de licenciamiento de las herramientas cotidianas como Office, pues estas son ofrecidas como servicios pagaderos mensualmente, con la flexibilidad de aumentar o disminuir la cantidad de licencias requeridas de mes a mes, si es necesario, para optimizar el uso de las mismas.

Todo esto suena muy bien, pero no cuenta la historia completa.  Si escudriñan la internet sobre el tema, se verán inundados por una gran cantidad de opiniones, usualmente encontradas, y es difícil diferenciar quiénes están vendiéndole algo y quiénes están ofreciendo comentarios imparciales.

Mi intención echar un poco de leña al fuego, dándo mi propia opinión respecto al tema.

Por un lado, están los propulsores de la nube.  Esto incluye prácticamente a todos los grandes jugadores en el ambiente de tecnología de la computación, notablemente Google, Amazon y Microsoft.  Todos ofrecen reemplazar sus sistemas de correo y aplicaciones locales y ponerlas en la nube a un costo muy razonable.  Por supuesto muchos proveedores independiente de sistemas ofrecen sus productos en la nube también.

Por otro lado, están los críticos que apuntan claramente a problemas con la implementación de la idea (solo busque "el problema con la nube" con su buscador favorito y verá lo que quiero decir).  Muchos piensan que, como fueron otras tecnologías en el pasado, la Nube es una solución buscando un problema.

¿Qué sistemas quiere mover a la nube?

Mi opinión es que la nube presenta muchas ventajas, y que en muchos casos tiene lógica su adopción particularmente para las aplicaciones de correo electrónico y algunos sistemas operacionales, como CRM, por ejemplo, en donde el valor de la flexibilidad de operación desde cualquier lugar es muy alto.  Sin embargo, entiendo que el caso para operar un sistema de ERP es muy diferente y aun deben madurar estos sistemas para que la propuesta de migrar los mismos a la nube sea contundente.  Ciertamente, la definición hoy día de un ERP abarca tanto que habrá razones válidas para sostener la propuesta de la nube (el caso de ventas remotas, por ejemplo), pero si entendemos que el corazón de todo ERP sigue siendo la base contable y financiera, entonces el tema de la nube pierde valor.

Accesibilidad

 La operación de los datos más valiosos de su empresa (inventarios, precios, valores en efectivo, datos de empleados, clientes y proveedores, etc.) no requiere de la movilidad que comparativamente requiere un CRM o el correo electrónico, por ejemplo, mientras que el valor de la accesibilidad y seguridad de estos datos es una de las más grandes prioridades.   Es aquí que los riesgos de la tecnología son más obvios, especialmente en países que como los nuestros, tienen carencias grandes en algunos aspectos de las tecnologías de comunicación.

¿Se imaginan no poder facturar por uno o varios días porque no tienen acceso a "la nube"?  ¿O quizás no poder generar su nómina?

Esto puede ser por problemas del proveedor, o puede ser por problemas de cualquiera de los intermediarios (como su proveedor local de internet, por ejemplo). Es fácil imaginar un escenario donde un problema en alguna parte del mundo simplemente lo deje a usted sin su sistema localmente.

Security

Junto con el problema del acceso a los datos, la seguridad de los mismos sigue siendo un problema palpable y que de seguro veremos en las noticias en algún caso de alto perfil, debido a que no hay un consenso de cómo debe manejarse la seguridad por parte de los proveedores de estos servicios.  Los pequeños negocios, quizás como el suyo, son los que discutiblemente están en mayor riesgo de perder sus datos porque típicamente no tienen los aparatos, políticas y medidas de seguridad que los mejores proveedores de nube tienen.  Así que el tema de seguridad puede ser interpretado tanto como una ventaja o una desventaja de la nube.  Sin embargo, los más grandes jugadores son frecuentemente los blancos más populares para criminales cibernéticos, mientras que simples medidas de seguridad locales pueden llegar lejos en hacer que sus datos locales sean razonablemente seguros.

Costo

Y finalmente llegamos al costo.  El costo total de operación (CTO) siempre será más alto en la nube versus en premisas.  Esto es aún más apreciable en los países menos desarrollados donde la mano de obra es más económica y la vida del hardware se extiende por necesidad.  El beneficio más grande de la nube es la seguridad de datos que ofrece, pero este beneficio es el más difícil de vender por su naturaleza intangible.

La nube está aquí para quedarse

Muchos de los sistemas diseñados hoy son creados exclusivamente en la nube. En la mayoría de los casos, estos sistemas funcionan muy bien y no ofrecen alternativas en premisas.  Esto es prueba de que la nube está aquí para quedarse, gustenos o no.  Definitivamente la nube ofrece ventajas que deben ser evaluadas en cada caso, pero mi intención aquí es hablar de las limitaciones inherentes de la nube (de las cuales pocos hablan), dada la longevidad de las soluciones de ERP y otros sistemas con que operan muchas de sus empresas hoy.

Mover su ERP a la nube no es algo que usted deba hacer simplemente porque “todo el mundo lo está haciendo”.  Cada escenario debe ser evaluado de forma individual.  El equipo de ICON ha estado ayudando a empresas como la suya a adaptarse a las mejores y más recientes tecnologías por más de 30 años, y estamos en la mejor posición para ayudarle a hacer la decisión correcta para sacar lo máximo de sus sistemas, ya sea en premisas, o en la nube.

Contáctenos al (809) 582-1024

Por ICON, Socio Dynamics GP en República Dominicana

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