Essais ERP : Est-ce vraiment la meilleure façon de tester une nouvelle solution ERP?

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Les modèles de souscription étant de plus en plus répandus pour les systèmes de gestion d’affaires, la demande pour des essais ERP a aussi augmenté. Considérant le prix d’une implantation ERP, il est raisonnable de vouloir tester la solution avant de s’engager. Cependant, en tant que Directrice Ventes & Marketing chez JOVACO, j’en suis venue à la conclusion que ce n’est pas la meilleure façon de déterminer si un logiciel donné est le meilleur choix pour votre organisation.

En effet, les essais ERP sont très limités. Il y a donc de meilleures façons de déterminer si le produit correspond aux besoins de votre entreprise. La nature des systèmes ERP est telle qu’un essai ne permet pas d’obtenir une idée claire de ce à quoi la solution ressemblera une fois utilisée au sein de votre organisation. Tout cela peut contribuer à vous donner une fausse impression du produit.

Pourquoi les essais ERP ne sont pas la meilleure façon de tester une solution

Pas de configurations

Toute solution de gestion d’affaires doit être adaptée à votre organisation pour être efficace. Chaque industrie et organisation a ses besoins spécifiques, mais les essais ERP ont plutôt tendance à adopter une approche universelle. Si la solution n’est pas configurée selon vos besoins d’affaires, vous pouvez en venir à la conclusion que le produit ne marche pas bien, alors qu’il n’a simplement pas été adapté à la façon dont vous travaillez.

Manque de formation

Les utilisateurs sont rarement formés avant l’essai d’un nouveau système de gestion d’affaires. Cependant, ces solutions sont complexes. Bien qu’elles soient de plus en plus conviviales, ça ne veut pas dire que les utilisateurs n’ont plus besoin de formation. Bien au contraire! Si les utilisateurs ne savent pas comment utiliser la solution à son plein potentiel, ils seront frustrés, ce qui leur donnera une mauvaise impression du système.

Pas de processus de gestion du changement

L’implantation d’un nouveau système ERP est un processus long et complexe. La gestion du changement et les principes de comptabilité doivent être pris en compte, alors que les transactions doivent être saisies dans le système. Tous ces éléments prennent du temps. Sans formation et sans configurations, il est impossible de savoir à quoi s’attendre une fois que le système sera implanté. En effet, il est très difficile de déterminer s’il s’agit d’un bon choix pour votre organisation en si peu de temps.

Sur quoi devriez-vous baser votre choix plutôt que des essais ERP?

Pour ces raisons, je crois fermement qu’il vaut mieux baser son choix sur les critères suivants plutôt que de se fier aux essais ERP :

Identifiez vos priorités

Faites vos recherches et déterminez quelles sont vos priorités. Il existe des firmes qui ne sont pas rattachées à un produit spécifique et qui se spécialisent dans ces documents d’appel d’offre. Ça peut être un bon point de départ si vous n’avez pas idée du produit qui vous intéresse. Si vous ne savez pas quels sont les besoins de votre organisation, vous pouvez vous laisser tenter par des fonctionnalités tape-à-l’œil qui ne répondent pas à vos besoins d’affaires principaux.

Faites une analyse des écarts

Une analyse des écarts est habituellement facturable, mais elle pourrait vous économiser beaucoup de temps et d’argent à long terme. Elle assurera que vous avez les réponses à vos questions et éliminera le risque de mauvaises surprises. Vous aurez également une meilleure idée de comment le système fonctionne, des configurations et développements pouvant être nécessaires pour combler vos besoins et de combien le projet vous coûtera au final.

Demandez des références

Tout partenaire potentiel devrait vous fournir une liste de références qui sont satisfaites de leurs services. Assurez-vous de demander des compagnies de taille et d’industrie similaires à la vôtre et n’ayez pas peur de poser des questions sur le processus d’implantation. Voici quelques questions à poser pour en apprendre encore davantage sur comment l’expérience s’est déroulée :

  1. Comment votre équipe s’est-elle ajustée au changement?
  2. Combien de personnes étaient impliquées dans le processus?
  3. Combien de temps est-ce que ça a pris et pourquoi?
  4. Comment votre organisation s’est-elle adaptée avant, durant et après l’implantation?

Leurs réponses à ces questions vous donneront une meilleure idée de ce à quoi vous attendre à chaque phase du projet, de comment la gestion du changement a été prise en charge et des développements qui ont été nécessaires. Vous devriez ainsi avoir une meilleure idée de ce à quoi vous attendre.

L’implantation d’une nouvelle solution de gestion d’affaires est un investissement coûteux. Les essais ERP peuvent donc sembler comme une bonne façon d’éviter de regretter son achat. Cependant, la nature des solutions ERP fait que ces essais peuvent plutôt donner une mauvaise impression du produit que vous testez. Pour vous assurer d’acheter le bon système ERP pour votre organisation, consultez notre livre blanc Choisir un système d’information de gestion: Une liste d’évaluation ou lisez notre article Microsoft Dynamics GP ou Microsoft Dynamics 365 Business Central : quelle solution choisir pour votre organisation?

Par JOVACO Solutions, spécialistes dans l'implantation de solutions ERP Microsoft Dynamics

 

À propos de JOVACO Solutions

JOVACO Solutions est un spécialiste des systèmes ERP et CRM opérant au Québec depuis plus de 35 ans. En tant qu’experts des solutions de gestion d’affaires Microsoft Dynamics, nous offrons une large gamme de produits et services afin de répondre aux besoins des firmes de services professionnels et des organisations gérant par projet. Nous offrons également des outils de gestion de projet spécialisés et des feuilles de temps pleinement intégrées aux solutions Microsoft Dynamics. Visitez notre site web ou contactez-nous pour plus d’informations.

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