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Les fonctionnalités essentielles d’une feuille de temps pour les firmes de services professionnels


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Qu’on les aime ou non, certaines industries n’ont pas d’autre choix que d’utiliser des feuilles de temps. Elles sont souvent le meilleur moyen de saisir les heures à un projet afin que la facturation soit faite rapidement. Les firmes de services professionnels ou qui gèrent par projet doivent pouvoir suivre les heures et facturables efficacement. Une application de feuille de temps intégrée comme TEDI Temps et dépenses fournit tout ce dont vous avez besoin pour faciliter la facturation et le contrôle de vos projets.

Ne nous le cachons pas : la collecte des feuilles de temps est souvent une corvée. Cependant, une feuille de temps intégrée conçue pour répondre aux besoins des firmes de services professionnels peut vous faciliter la vie. Mais quel type de feuille de temps convient à votre entreprise? Voici quelques-unes des fonctionnalités essentielles pour améliorer les processus et la circulation des données au sein de votre organisation :

 

Fonctionnalités essentielles de feuille de temps pour les services

Intégration à votre solution ERP

Si ce n’est pas déjà le cas, cherchez une solution financière solide comme Microsoft Dynamics GP. Une application de feuille de temps pleinement intégrée fait en sorte que l’information saisie est reflétée automatiquement dans votre système financier, réduisant les erreurs et doublons. La facturation est également accélérée puisque les finances ont accès aux données des facturables en temps réel. Finalement, les chargés de projet ont accès à des rapports en temps réel pour un meilleur contrôle des projets.

Interface intuitive pour les projets et les tâches

Une interface conviviale est essentielle puisque les employés et la direction utiliseront la feuille de temps quotidiennement. L’intégration aux finances et projets fait en sorte que les taux de facturation sont calculés automatiquement selon les configurations du projet. Ils n’ont donc pas à être saisis manuellement. Des favoris, lignes récurrentes et liens rapides aident aussi les utilisateurs à trouver les bonnes tâches afin de remplir leur feuille de temps facilement.

Rapports de dépenses intégrés

Il est plus facile de joindre le temps aux dépenses et de compléter le processus durant le même exercice s’ils sont tous deux gérés à partir de la même application. Des reçus et autres documents peuvent être joints directement aux rapports de dépenses, facilitant le processus de facturation. Une application mobile peut aussi permettre aux utilisateurs de prendre une photo de leurs reçus et de les joindre à leur rapport de dépenses.

Demandes de congé et de vacance

Les employés peuvent soumettre une demande de vacance ou de congé directement à partir de leur feuille de temps, alors que les superviseurs peuvent les approuver ou les refuser facilement. Les employés peuvent aussi consulter leurs banques d’heures et de vacances directement à partir de la feuille de temps sans avoir à demander ces informations. Ceci réduit le nombre de demandes faites aux ressources humaines tout en offrant une meilleure visibilité sur la disponibilité des ressources.

Accès aux tâches planifiées

Les tâches allouées par le chargé de projet sont déjà saisies dans la feuille de temps. L’employé n’a donc qu’à ajuster les heures réellement travaillées. Ceci signifie moins de temps passé à chercher le projet puisque les bonnes tâches et lignes de projet sont déjà configurées dans la feuille de temps de l’employé. Les superviseurs ont donc moins de corrections à effectuer.

Corrections et approbations facilitées

Les gestionnaires peuvent faire des corrections rapides ou renvoyer la feuille de temps à l’employé, qui voit ce qui a été changé et par qui. Plus besoin d’imprimer et de renvoyer les corrections par courriel. Vous pouvez simplement le faire avant le traitement des feuilles de temps. Ainsi, les bonnes informations des heures et dépenses sont allouées aux bonnes tâches et budgets, accélérant le processus de facturation.

Alertes automatisées

Il n’y a rien de plaisant à devoir partir à la chasse un lundi matin pour obtenir les feuilles de temps et rapports de dépenses manquants. Cependant, des alertes automatisées permettent de rappeler aux retardataires de compléter ou d’approuver leurs feuilles de temps. Cette fonctionnalité simple réduit drastiquement le temps passé sur la collecte des feuilles de temps de votre organisation.

 

En bout de ligne

Personne n’aime remplir sa feuille de temps, mais des fonctionnalités avancées et des intégrations peuvent grandement faciliter le processus. Plus les employés ont de facilité à remplir leur feuille de temps, plus il y a de chance que vous les receviez à temps. De plus, des fonctionnalités avancées permettent aux firmes de services professionnels de bénéficier d’une meilleure visibilité sur les facturables et l’avancement des tâches et projets. Ceci signifie moins d’erreurs et de délais ainsi qu’un risque réduit de radiations puisque les clients ont toute la documentation justificative dont ils ont besoin. Si votre firme est dans l’industrie des services professionnels ou si vous gérez par projet, cherchez une feuille de temps intégrée aux finances et aux projets offrant certaines des fonctionnalités ci-dessus.

Par JOVACO Solutions, spécialiste des feuilles de temps Microsoft Dynamics

 

À propos de JOVACO Solutions

JOVACO Solutions est un spécialiste des systèmes ERP et CRM opérant au Québec depuis plus de 35 ans. En tant qu’experts des solutions de gestion d’affaires Microsoft Dynamics, nous offrons une large gamme de produits et services afin de répondre aux besoins des firmes de services professionnels et des organisations gérant par projet. Nous offrons également des outils de gestion de projet spécialisés et des feuilles de temps pleinement intégrées aux solutions Microsoft Dynamics. Visitez notre site web ou contactez-nous pour plus d’informations.

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