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Les principaux défis des firmes de services professionnels avec structure matricielle


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La majorité des firmes d’ingénierie et d’architecture travaillent avec une structure de projet matricielle, ce qui signifie que les services sont généralement définis et gérés par discipline autant que par marché. La haute direction peut ainsi profiter d’une meilleure visibilité sur les segments sur lesquels l’entreprise devrait se concentrer ainsi que les gestionnaires départementaux qui pourraient avoir besoin de ressources additionnelles.

 

Défi #1 : Mon projet est-il réellement profitable?

Quand un projet implique des ressources provenant de différents départements (ou même compagnies!), il peut être difficile de connaître la profitabilité réelle de ces projets. Vous pouvez voir ce qui est facturé au client, mais sans connaître vos coûts, il peut être difficile de déterminer si l’entreprise devrait accepter plus d’opportunités similaires. Si votre système ne comprend pas de notion de majoration interdépartementale, il se peut qu’un autre département absorbe les coûts de certains employés, réduisant les marges de l’entreprise si ces coûts ne sont pas alloués au bon projet.

 

Avec la notion de prêt de main d’œuvre interdépartemental, les départements prêteur et emprunteur ont tous deux une vue sur la profitabilité réelle de l’entreprise. Ainsi, ils peuvent mieux gérer le projet dès la signature du contrat si les marges sont serrées. Pour en apprendre plus sur comment vous pouvez améliorer la visibilité sur vos projets grâce aux prêts de main d’œuvre interdépartementaux, lisez notre article sur pourquoi vous devriez suivre la profitabilité par département.

 

Défi #2 : Comment m’assurer que la planification du temps des employés prend tous leurs projets en considération?

Si votre système ne fournit pas de visibilité sur le portfolio de projets complet de la firme, il se peut qu’une ressource soit assignée à plusieurs projets à la fois sans que les autres chargés de projet ne soient au courant. Si les différents chargés de projet n’ont pas de vue sur la planification de l’employé, ce conflit peut devenir un problème récurrent et peut créer de la friction entre les différentes équipes puisque les priorités et dates de tombée doivent être gérées de façon moins structurée. C’est pourquoi il est important d’avoir un outil permettant de centraliser et d’afficher le portfolio de projets au complet.

 

Défi #3 : Mes employés ont-ils un taux de productivité suffisamment élevé?

Lorsque les employés travaillent dans une structure de projet matricielle, il peut être difficile pour leur superviseur de connaître l’ensemble des tâches qu’ils effectuent. Si les employés ont plus d’une feuille de temps à remplir ou si leur superviseur n’a pas accès à toutes leurs tâches, il est difficile de savoir s’ils ont atteint leurs cibles de productivité.

 

Pourquoi est-ce important? Les organisations ayant des pratiques d’analyse de projet matures devraient être en mesure de connaître le taux facturable de l’employé ainsi que la productivité de ses tâches. Lisez notre article pour en apprendre plus sur quoi prendre en considération lors de la gestion des niveaux de productivité et de profitabilité de vos employés.

 

Défi #4 : Qui devrait approuver les feuilles de temps?

Si un employé travaille sur un autre projet au sein d’un autre département ou compagnie, qui devrait faire l’approbation de sa feuille de temps? Leur superviseur direct ou le chargé de projet? Les deux ont de bonnes raisons d’approuver la feuille de temps : le superviseur peut vouloir vérifier le nombre et le type d’heures saisies dans le système, alors que le chargé de projet doit valider que le temps est bien alloué aux bonnes tâches pour suivre les budgets plus efficacement. Une feuille de temps avec des niveaux d’approbation multiples prévient ces situations tout en réduisant le nombre de corrections requises avant la facturation au client. Pour plus d’informations, lisez notre article pour savoir comment une feuille de temps avec approbations multiples peut aider les firmes qui gèrent par projet.

 

JOVACO Solutions offre une solution de gestion de projet pleinement intégrée afin d’améliorer la gestion et la structure des organisations qui gèrent par projet. Avec la bonne solution de gestion de projet, vous pouvez relever les défis quotidiens associés à la gestion de projets dans une structure matricielle, tout en réduisant le temps requis pour gérer des projets impliquant plusieurs départements et compagnies.

 

À propos de JOVACO Solutions

JOVACO Solutions est un spécialiste des systèmes ERP et CRM opérant au Québec depuis plus de 35 ans. En tant qu’experts des solutions de gestion d’affaires Microsoft Dynamics, nous offrons une large gamme de produits et services afin de répondre aux besoins des firmes de services professionnels et des organisations gérant par projet. Nous offrons également des outils de gestion de projet spécialisés et des feuilles de temps pleinement intégrées aux solutions Microsoft Dynamics. Visitez notre site web ou contactez-nous pour plus d’informations.

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