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Implanter un nouveau système ERP : Quel est le meilleur moment pour le go-live?


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L’implantation d’un nouveau système de gestion d’affaires est toujours une période de transition et de bouleversement. Il est donc important d’identifier le bon moment pour la mise en marche du système afin de minimiser l’impact sur vos utilisateurs et vos opérations. Mais la vérité est qu’il n’y a jamais de bon moment. Un go-live comporte inévitablement de nombreux défis et il est important de prévoir assez de temps en cas de délai au cours des jours et des semaines à venir.

Donc, comment déterminer le meilleur temps pour votre go-live?

 

Que devez-vous garder en tête avant le démarrage de votre nouveau système?

L’implantation d’un nouveau système de gestion d’affaires comporte toujours une gestion du changement. Il peut non seulement y avoir des interruptions temporaires pendant que des ajustements mineurs sont apportés au système, mais vos utilisateurs doivent également s’habituer aux nouveaux processus et à l’interface. Il est donc crucial de prévoir assez de temps pour couvrir ces délais potentiels ainsi que la formation durant l’implantation du système.

Vous devez donc identifier une période pendant laquelle l’implantation peut être la priorité de tout le monde. Il peut être tentant de choisir l’été, mais les gens sont souvent en vacances à cette période, donc ce n’est pas toujours la meilleure option. Les ressources impliquées dans le projet doivent avoir suffisamment de disponibilités pour compléter les tâches qui leur seront assignées.

Comme il s’agit d’un processus intense pour vos utilisateurs, il peut être intéressant de consulter un spécialiste de la gestion du changement si vous n’êtes pas certain de comment procéder. Les meilleures pratiques de la gestion du changement vous permettront de minimiser l’impact de l’implantation sur vos opérations actuelles et d’optimiser l’adoption de votre nouveau système par vos utilisateurs.

 

Est-ce que votre go-live devrait coïncider avec la fin de votre année financière?

Il est courant de penser que votre go-live devrait coïncider avec la fin de l’année financière. Bien que l’idée ait du mérite (toutes vos transactions et vos rapports seront réunies dans un seul système avant que vous n’ayez à les migrer), il n’est pas recommandé de choisir ce moment pour votre go-live. La fin de l’année financière est généralement une période très achalandée et demande plus de travail et d’attention de la part de vos employés du département des finances, puisqu’ils auront à fermer l’année et s’occuper des audits.

De plus, si la fin de votre année financière coïncide avec la fin de l’année civile, il est fort probable que les fêtes accapareront encore plus le temps à vos employés. Ceci dit, la fin d’un exercice financier peut être un bon moment pour votre go-live, puisque ça vous permettra de fermer l’exercice dans l’ancien système puis de compléter la migration dans le nouveau.

 

En conclusion, il est peut-être plus facile de déterminer quand ne pas faire votre go-live. Cette décision devrait principalement viser à minimiser l’impact sur vos opérations actuelles et vos employés. Comme toujours, il est préférable de ne pas précipiter les choses et plutôt de prendre le temps et les précautions nécessaires pour ne pas avoir à recommencer le processus. Cela vous économisera du temps et de l’argent à long terme. Nous recommandons également de contacter votre partenaire d’implantation ou un conseiller en gestion du changement pour avoir une meilleure idée de comment implanter votre nouveau système avec le moins de bouleversement possible.

 

Par JOVACO Solutions, spécialiste en implantation de Microsoft Dynamics GP au Québec

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