Longtemps perçue comme une nouvelle tendance, une structure organisationnelle matricielle est maintenant le standard pour de nombreuses organisations qui gèrent par projets. Cependant, bien qu’elles permettent plus de flexibilité et d’agilité, les différentes dimensions de gestion de ce type de structure organisationnelle ne sont pas toujours bien représentées par les capacités d’approbation de base des applications de feuilles de temps.
Si un employé répond à plus d’un gestionnaire, par exemple, de qui doit relever l’approbation finale? Plusieurs gestionnaires doivent donc consulter et approuver les différentes lignes des feuilles de temps des employés, ce qui peut mener à des erreurs puisqu’ils ne connaissent pas nécessairement tous les détails des projets. Les ajustements peuvent causer des délais qui retardent le processus de facturation puisque les chargés de projet ne voient ces problèmes que tard dans le processus.
Une feuille de temps offrant des capacités d’approbation multiple peut aider les organisations qui gèrent par projets à surmonter ces défis. Les projets sont alors livrés dans les délais entendus et le temps des employés est reflété de façon exacte sur les factures des clients et ce, rapidement.
La différence entre l’approbation par employé et l’approbation par projet
Approbation par employé
Pour les organisations ayant une structure hiérarchique, un processus d’approbation par ressource est habituellement suffisant puisque les gestionnaires ont simplement besoin d’approuver l’ensemble de la feuille de temps. Il est possible d’éviter la plupart des erreurs de codages et les délais puisqu’une seule personne consulte et approuve la feuille de temps, laquelle est généralement familière avec l’ensemble des détails de la feuille de temps.
Approbation par projet
Dans le cas d’une organisation matricielle ou qui gère par projets, plusieurs gestionnaires peuvent avoir à approuver les différentes lignes de projets dans la feuille de temps de l’employé. Par exemple, un même employé peut travailler sur différents projets clients ou internes qui sont supervisés par différents gestionnaires. Ceux-ci doivent donc pouvoir approuver leurs lignes de projet respectives dans la feuille de temps de l’employé. La fonctionnalité d’approbation multiple reflète cette réalité et permet de mieux gérer vos projets et vos affaires.
Comment votre firme peut bénéficier de l’approbation multiple
Les différents chargés de projets pourront consulter et approuver les lignes de projets qui relèvent de leur responsabilité. Intégrée aux finances et aux projets, une telle application de feuille de temps offre également de meilleurs aperçus et une visibilité améliorée sur les projets et ce, directement à partir de la feuille de temps de l’employé. Les employés peuvent coder leur temps et dépenses directement aux bonnes lignes de projets et peuvent aussi modifier le temps estimé pour compléter. Ainsi, les gestionnaires bénéficient d’une vue beaucoup plus précise sur l’avancement de leurs projets et l’effort requis pour compléter les différentes tâches.
Pour les chargés de projets
Les chargés de projets améliorent la visibilité et le contrôle sur les aspects du projet qui relèvent de leur responsabilité. De plus, les différentes approbations peuvent être effectuées en parallèle à l’intérieur d’une seule et même application. Les détails des projets sont ainsi exacts et disponibles rapidement, ce qui réduit les délais et accélère le cycle de facturation.
Pour les superviseurs directs
Les superviseurs directs n’ont pas besoin de passer du temps à réviser l’information des projets pour s’assurer qu’elle est correcte. Ils peuvent également réviser les notes des chargés de projets et leurs corrections, ce qui leur permet de concentrer leur attention sur la feuille de temps en entier plutôt que de devoir s’attarder aux détails.
Pour l’administration
L’équipe administrative a rapidement accès à des données de projet mises à jour. Ainsi, les membres de l’administration ont moins d’ajustements et de corrections à effectuer. Ceci facilite leurs tâches et accélère le processus de facturation, puisqu’ils ont en main toute l’information dont ils ont besoin.
Voici donc comment des capacités avancées d’approbation peuvent vous aider à mieux gérer votre organisation à structure matricielle ou gérant par projets en permettant d’approuver les feuilles de temps des employés par projet plutôt que seulement par employé. Une fois intégrée à votre solution Microsoft Dynamics GP et votre module de coûts de projet, une offre une nouvelle dimension de visibilité sur vos projets et augmente l’efficacité de vos processus internes.
Par JOVACO Solutions,
