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Le rôle du super utilisateur durant l’implantation d’une nouvelle solution de gestion d’affaires


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Comme ils comblent le fossé entre l’équipe d’implantation et les utilisateurs finaux, les super utilisateurs sont essentiels au succès de l’implantation d’une nouvelle solution de gestion d’affaires telle que Microsoft Dynamics GP ou Microsoft Dynamics 365. Ils remplissent un rôle crucial en assurant que le système réponde aux attentes de la direction et des utilisateurs et en identifiant les problèmes potentiels avant le lancement. L’adoption de la solution par les utilisateurs finaux dépend donc en grande partie d’eux.

 

Le rôle du super utilisateur

Les super utilisateurs sont des ressources désignées dans votre organisation pour apprendre le fonctionnement du nouveau système et transférer ces connaissances aux utilisateurs finaux. Ils sont en quelque sorte vos experts à l’interne du système et de son implantation. De plus, ils sont appelés à aider avec les tests, le dépannage et l’identification des erreurs et des workflows inefficaces. Ils aident également l’équipe d’implantation à effectuer les corrections nécessaires avant le lancement de la solution et donnent leur approbation finale.

Ainsi, les super utilisateurs doivent avoir une très bonne compréhension de la situation actuelle et des objectifs du projet. Ils ont également besoin de compétences techniques suffisamment élevées pour naviguer le système, en apprendre le fonctionnement et former les autres utilisateurs après avoir été eux-mêmes formés par le fournisseur. Le taux d’adoption repose ainsi largement sur leurs épaules, puisque ce sont eux qui montreront aux autres employés comment utiliser les fonctionnalités du système et en tirer profit au maximum. Ils doivent donc pleinement comprendre les processus et les workflows de la nouvelle solution.

 

Les caractéristiques d’un bon super utilisateur

Au moment de choisir vos super utilisateurs, il est important de garder l’œil ouvert pour de bonnes aptitudes de communication et de vulgarisation. Comme ils auront une grande influence sur l’adoption ou le rejet de la solution par le reste de l’équipe, il est également important qu’ils aient du leadership, car les utilisateurs finaux peuvent souvent résister au changement ou avoir de la difficulté à assimiler de nouvelles technologies.

De plus, les super utilisateurs ont besoin des connaissances techniques nécessaires pour identifier les problèmes et les bogues, mais également pour communiquer leur importance à l’équipe d’implantation afin qu’ils puissent être corrigés par ordre de priorité. Les super utilisateurs doivent aussi pouvoir résoudre des problèmes qui ne sont pas nécessairement d’ordre technique ou répondre aux demandes et inquiétudes des membres de l’équipe et en faire part au fournisseur ou à la direction, le cas échéant.

Bref, les super utilisateurs sont cruciaux à tout projet d’implantation puisqu’ils sont nécessaires à l’identification et la résolution des problèmes en plus d’assurer une bonne communication entre l’équipe de gestion du projet et les utilisateurs finaux. Ils font en sorte que la solution réponde aux attentes de tout le monde au moment du go live et que les utilisateurs finaux comprennent comment l’utiliser et comment ils pourront en bénéficier. En choisissant des super utilisateurs avec de bonnes compétences techniques, du leadership et une approche positive, vous mettez toutes les chances de votre côté pour assurer le succès du projet d’implantation.

 

Pour en apprendre plus sur les autres facteurs dont dépend un projet d’implantation réussi, lisez nos articles sur l’importance du travail d’équipe et de l’environnement de test.

 

Par JOVACO Solutions, spécialiste d’implantation de Microsoft Dynamics GP au Québec

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