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Quel est l’impact d’un nouveau système financier sur vos opérations et ressources? – Liste d’évaluation d’un nouveau système ERP #1


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Quand vient le temps de choisir un nouveau logiciel de gestion intégré (ERP) ou un système d’information de gestion pour votre entreprise, plusieurs facteurs doivent entrer en considération pour vous assurer que le système rencontre non seulement vos processus actuels mais aussi vos buts et votre vision à long terme.

Un aspect critique à considérer lors de l’implantation afin d’assurer un taux d’adoption de votre nouveau système par vos utilisateurs est son impact sur les membres de votre personnel et leurs tâches quotidiennes. Il donc primordial d’envisager comment le nouveau système affectera les différents groupes et départements de votre entreprise et comment il améliorera leurs opérations quotidiennes. Si vos utilisateurs ne voient pas la pertinence de changer de système, le taux d’adoption restera bas et pourrait compromettre la réussite du projet.

Voici quelques questions à vous poser pour mesurer l’opérabilité de tout système potentiel et son impact sur vos ressources et leurs tâches:

  • Le système intègre-t-il les outils avec lesquels votre équipe est déjà familière?
    Avec une solution qui intègre les outils que vos ressources utilisent déjà de façon quotidienne, vous augmentez les chances que l’implantation se fasse sans anicroche et que la transition s’effectue en douceur. Vos ressources seront aussi plus enclines à adopter le nouveau système si la courbe d’apprentissage n’est pas trop raide, ce qui améliorera le taux d’adoption par les utilisateurs.
  • Aurez-vous à adapter vos processus d’affaires au système plutôt que l’inverse?
    Le système devrait être suffisamment flexible pour accommoder vos processus d’affaires actuels et en incorporer de nouveaux au fil de l’évolution de votre entreprise. Si ce n’est pas possible, essayez d’anticiper de quelle façon vos processus devront être modifiés pour mieux mesurer l’impact sur vos opérations et la formation nécessaire pour que vos ressources soient à nouveau productives.
  • Réduira-t-il le nombre d’étapes à effectuer pour remplir des tâches spécifiques?
    Votre nouveau système devrait rationaliser vos processus et permettre à vos ressources d’effectuer leurs tâches plus rapidement et plus aisément. Autrement, quel en est le but? Vous devriez également considérer une solution intégrée, laquelle centralisera votre information et vos processus, éliminant ainsi les entrées en double et facilitant la circulation des données entre vos différents départements et ressources.
  • Quelles opérations et quels départements seront affectés et pendant combien de temps?
    Il est important d’avoir une idée des opérations et des départements qui seront affectés durant la transition. Ainsi, vous pourrez trouver des solutions pour garder vos opérations en marche pendant toute la durée du processus d’implantation et pour contourner tout délai.
  • Le système permet-il une implantation par phases?
    Une implantation par phases limitera l’impact sur votre entreprise en évitant que toutes vos équipes et vos opérations soient ralenties en même temps. En commençant de façon simple et en ajoutant des fonctionnalités ou des processus par la suite, vous vous assurez que vos employés pourront s’adapter à une nouvelle application ou à un nouveau processus avant de passer au suivant, aidant ainsi à atteindre un taux d’adoption des utilisateurs élevé.

Un système intuitif et facile d’utilisation a des avantages concrets pour votre entreprise. Le plus rapidement vos ressources apprennent à utiliser le nouveau système et le plus rapidement elles peuvent exploiter ses capacités au maximum. Elles pourront donc reprendre leurs tâches quotidiennes avec une productivité accrue, ce qui augmentera le retour sur l’investissement de votre entreprise. De plus, elles seront plus enclines à adopter le nouveau système si son apparence et son interface sont similaires aux applications qui leur sont déjà familières, réduisant ainsi le nombre d’heures de formation nécessaires et les coûts qui y sont associés.

L’impact sur vos opérations et vos ressources n’est qu’un aspect parmi plusieurs à considérer lorsque vient le temps de décider quel système d’information de gestion sera le plus avantageux pour votre entreprise. Plusieurs autres facteurs doivent être pris en compte avant de faire le saut. Lisez notre livrel complet Choisir un système d’information de gestion : Une liste d’évaluation pour en apprendre plus.

Par JOVACO Solutions, spécialiste d’implantation de Microsoft Dynamics GP au Québec

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