ERP Software Logo1

Microsoft Dynamics vendors provide comparisons and opinions to professionals in the ERP/Accounting software selection process

 
 

JOVACO Solutions

Les coûts à considérer lors de l’achat de Microsoft Dynamics GP


Email | Print

On ne peut se le cacher : l’achat d’un système ERP est un investissement pour toute organisation. Avant d’apposer votre signature sur la ligne pointillée, assurez-vous d’avoir posé les bonnes questions pour éviter de vous faire surprendre par des coûts supplémentaires suivant l’achat de la portion logicielle de votre solution.

Gardez en tête que la structure d’octroi des licences sera différente si vous optez pour la version « on premise » (sur site) versus une installation infonuagique. Voici la liste des coûts associés à l’installation d’une nouvelle solution ERP.

 

1. Coûts de logiciels

Il se peut que les coûts de logiciels ne se limitent pas qu’à ceux de Microsoft Dynamics GP. Si vous avez des besoins d‘affaires ou des processus spécifiques, des produits de tiers faits par des éditeurs indépendants de logiciels pourraient répondre à ces besoins sans avoir à passer par un développement qui pourrait s’avérer coûteux.

  • Installation « on premise » : Des frais non-récurrents s’appliqueront pour l’octroi des licences, mais des frais de maintenance s’y ajouteront.
  • Installation infonuagique : Les frais s’appliquent ici sur une base mensuelle, mais il n’y aura pas de frais de maintenance puisque le système sera toujours à jour.

 

2. Frais de maintenance

Des frais annuels vous donneront accès aux correctifs et aux mises à jour des nouvelles versions de Microsoft Dynamics GP. Vous pourrez ainsi prendre avantage des nouvelles fonctionnalités de l’application et conserver le tarif original de votre système sur lequel les frais de maintenance sont calculés, au cas où ce tarif augmenterait avec les prochaines versions.

  • Installation « on premise » : Les frais de maintenance varient généralement entre 16 et 25 % selon l’application. Les frais de Microsoft Dynamics GP sont actuellement de 18% la première année et de 16% les années subséquentes.
  • Installation infonuagique : Si vous avez plutôt choisi un abonnement, il n’y aura pas de frais de maintenance additionnels puisque vous vous trouvez à louer votre logiciel de solution sur une base mensuelle.

 

3. Services

Que votre solution soit sur site ou infonuagique, il y aura des coûts de service associés à son optimisation et à sa configuration afin qu’elle puisse répondre à vos besoins particuliers. Ces coûts s’appliquent à divers services :

  • Analyse : Elle sert à mieux comprendre, aligner et optimiser vos processus d’affaires. Il s’agit habituellement de la première étape suivant la décision d’implanter un nouveau système ERP puisqu’elle sert à créer un schéma directeur et avoir une idée claire des besoins et critères de votre compagnie. C’est aussi l’étape durant laquelle sera identifié tout écart entre vos besoins et le système. Si de tels écarts existent, de la recherche additionnelle peut être requise pour déterminer si des applications de tiers ou des développements personnalisés seraient de vigueur avant la mise en ligne du système.
  • Développement : Des développements seront nécessaires si des écarts ont été identifiés durant la phase d’analyse ou si des intégrations à d’autres systèmes sont à effectuer. Les développements nécessaires peuvent inclure des champs additionnels, des rapports ou des processus d‘affaires qui ne sont pas disponibles par défaut avec la solution. Bien que cela puisse sembler coûteux, ce peut être la clé menant à ce que les utilisateurs adoptent la nouvelle solution puisqu’elle sera adaptée à leurs besoins spécifiques.
  • Configuration : Durant cette phase, le système sera configuré pour répondre aux critères et aux règles d’affaires de votre compagnie. Cette portion est plus technique et forcera probablement votre organisation à prendre des décisions d’affaires clés sur les spécificités des opérations de votre solution, qu’il s’agisse des champs requis, du niveau de sécurité des différents utilisateurs ou des flux de processus d’affaires.
  • Formation : Souvent négligée et sous-estimée est l’importance des documents de formation et de former les membres clés de votre organisation à utiliser la solution. Différents niveaux de formation peuvent être offerts : l’équipe d’implantation peut former les utilisateurs ou former le formateur. L’avantage de cette seconde option est qu’un formateur à l’interne peut apporter une perspective approfondie et personnaliser les sessions pour leur compagnie, ce qui peut résonner davantage avec les utilisateurs en plus de diminuer les coûts externes.
  • Support : Après la mise en ligne de votre nouvelle solution, attendez-vous à avoir recours au support pour toutes questions pouvant survenir après l’implantation.
  • Technique : Ceci est un service à ne pas négliger puisque vous voulez vous avoir en place l’équipement approprié et que celui-ci soit correctement configuré pour les applications logicielles qui seront installées. Une optimisation à ce niveau augmentera du coup la performance de votre système.

 

4. Infrastructure et matériel (« hardware »)

Si vous optez pour une solution en ligne, vous pouvez sauter cette étape. Un des principaux avantages d’une installation infonuagique est que vous réduisez vos coûts d’infrastructure et de matériel puisque vous n’avez pas à faire l’achat de serveurs. Dans le cas d’une installation sur site, vous devrez vous procurer une licence de Microsoft SQL. Le mieux est de travailler avec votre revendeur Dynamics pour vous assurer que vous avez les spécifications appropriées en fonction du nombre anticipé de transactions et du nombre d’utilisateurs du système.

 

 5. Autres coûts à considérer à l’avenir

Si vous choisissez une installation « on premise » de votre système, vous devez également prendre en compte des coûts de migration environ aux deux ans afin de continuer à bénéficier de votre investissement et garder votre solution à jour. Ceci ne comprendra probablement que des services, mais il faut également garder en tête que les critères matériels évoluent aussi. Il sera donc important de réexaminer ces spécifications techniques avant de procéder.

 

Tout cela fait bien sûr plusieurs éléments auxquels penser et ajoutera aux coûts de votre projet, mais ces étapes amélioreront l’utilisation de votre système et augmenteront la satisfaction de vos utilisateurs. D’autres facteurs vous aideront également à optimiser votre système ERP :

  • Payer vos frais de maintenance assurera que vous avez les dernières mises à jour et fonctionnalités.
  • Investir dans les services fera en sorte que les processus de votre compagnie seront pris en considération. La formation vous aidera à tirer pleinement profit de votre système.
  • Garder votre infrastructure et votre matériel à jour augmentera la vitesse du système et réduira les temps d’arrêt.

 

Un système ERP tel que Microsoft Dynamics GP constitue bien sûr un investissement, mais vous aurez là un système robuste qui améliorera l’efficacité de vos employés et permettra à vos gestionnaires de produire les rapports dont ils ont besoin pour prendre des décisions d’affaires éclairées.

 

Pour recevoir une estimation détaillée quant aux coûts d’une implantation potentielle, contactez JOVACO Solutions au solutions@jovaco.com ou par téléphone au 888-988-3535, poste 120.

 

Par JOVACO Solutions, spécialiste en implantation de Microsoft Dynamics CRM au Québec

Comments are closed.