Le International Community for Project Managers a écrit un article sur les « Cinq aspects à surveiller dans le cadre de vos projets » (en anglais) afin d’assurer leur succès. Ce billet explore en détails les différents éléments qu’un gestionnaire doit garder à l’esprit dans la gestion de ses projets.

Afin que les entreprises puissent faire en sorte que leurs différentes activités soient suivies de manière efficace, il leur faut mettre en place de bons outils consacrés à la gestion de projets. Lors de votre magasinage pour une telle application, voici quelques caractéristiques que vous devriez rechercher, pour aider vos responsables de projets.

 

1. Surveillez l’utilisation du temps

Vous avez besoin d’un outil qui permettra aux membres du personnel travaillant sur le projet de saisir leur temps dans les projets appropriés. Idéalement, vous devriez utiliser une application de feuille de temps intuitive qui permet aux membres de l’équipe d’imputer leur temps facilement et rapidement afin que les responsables de projets puissent revoir cette information au fur et à mesure qu’elle est entrée dans le système.

Puisque beaucoup de choses peuvent changer en une semaine, avoir la possibilité de réviser l’information dès qu’elle est entrée donne aux responsables la capacité de réagir plus tôt aux problèmes qui peuvent survenir, et de faire les ajustements nécessaires aussitôt que possible.

 

2. Surveillez le travail complété et le travail restant

L’état des travaux doit être constamment et facilement communiqué entre l’équipe et les responsables de projets. Avec une feuille de temps qui envoie des alertes lorsqu’il y a des ajustements effectués au temps estimé pour compléter une tâche, les responsables peuvent rester à jour sur le temps réévalué par rapport au budget.

 

3. Surveillez vos dépenses par rapport à votre budget

Ceci est une mesure importante pour tous les gestionnaires de projets et son suivi peut se faire plus précisément si les informations sont intégrées à votre système financier. Dépendamment des différentes ressources qui pourraient effectuer une tâche, l’impact sur les dépenses réelles à ce jour peut varier.

Idéalement, les responsables devraient pouvoir faire des prévisions de dépenses ainsi que des gains à la fin en se basant sur les différentes ressources affectées à certaines tâches. De cette manière, ils peuvent examiner les scénarios et les impacts sur le temps et le budget restants. Par exemple, si un employé junior fait le travail au lieu d’un employé senior, le coût de main d’œuvre serait plus bas, mais il faut aussi prendre en considération qu’il peut y avoir un impact sur le temps pour compléter la tâche puisque le junior pourrait être moins rapide.

 

4. Surveillez le moral et la dynamique de l’équipe

Il n’existe pas d’outils qui peuvent réellement mesurer le moral ou la dynamique d’une équipe, mais certains permettent de surveiller les niveaux d’utilisation des ressources, ce qui peut aider à identifier les périodes occupées et de stress à travers le projet. Ainsi, les gestionnaires de projets sont conscients de la possibilité de baisses dans les niveaux de motivations et d’augmentation du stress.

 

5. Surveillez les changements de projets

Les changements sont inévitables, mais avec les bons outils pour aisément réaffecter le personnel, réviser les budgets et faire le suivi des échéances, les responsables de projet et leur équipe sont en mesure de revoir leur charge de travail plus efficacement et ainsi être prêts à s’adapter à ces changements.

 

Avec des outils puissants entièrement intégrés à une solution de gestion de projets, les responsables de projets peuvent facilement transférer l’information entre eux et les membres de leur équipe. Tout le monde a accès à cette information au besoin, et elle est mise à jour en temps réel. Le suivi de vos projets est facilité par l’intégration des données à votre solution financière, qui vous permettra de revoir les coûts et les revenus afin de mieux comprendre la rentabilité, une des mesures clés du succès d’un projet.

Par JOVACO Solutions, un spécialiste de comptabilité par projet au Québec