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L’analyse de projet: une phase clé pour toute implantation de Microsoft Dynamics GP


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Lors de l’implantation d’un nouveau système ou d’un nouveau module, la phase d’analyse devrait être votre première étape car elle est sans aucun doute la plus importante. C’est le moment de vous assurer, à l’interne et avec votre partenaire, que tout le monde comprenne bien le projet et que les objectifs d’optimiser les processus d’affaires soient clairs.

L’analyse devient votre plan de projet et sert de guide pour que toutes les personnes impliquées soient bien alignées sur les besoins et les exigences de l’entreprise. La bande dessinée ci-dessous est un exemple classique présenté dans les ouvrages sur la gestion de projet, et démontre bien les raisons pour lesquelles tout le monde a besoin d’être sur la même page avant de débuter un projet, et pourquoi l’analyse est un élément clé.

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Image originale de Any Ideas. Apprenez-en plus sur les origines de l’image de la balançoire à businessballs.com.

La phase d’analyse est non seulement utilisée pour veiller à ce que tout le monde comprenne la vision du projet, mais aussi pour clairement en définir l’envergure. Elle aide à la prise de décision sur les fonctionnalités qui seraient agréables à avoir mais qui ne sont peut-être pas nécessaires à l’atteinte des objectifs initiaux du projet. Ces petits « plus » sont souvent la cause du prolongement des projets d’implantation.

C’est également à cette phase que les écarts entre vos besoins et votre système sont identifiés. Des recherches additionnelles peuvent alors être effectuées avant le lancement du système pour analyser si les lacunes peuvent être comblées avec des applications tierces ou des développements personnalisés. En déterminant très tôt ce qui vous manque, vous êtes en mesure de prendre des décisions plus éclairées.

Il peut être tentant de couper votre budget d’analyse lorsque vous avez besoin de réduire les coûts du projet. Cette phase ainsi que celle de la documentation sont d’ailleurs les premières à être écartées dans une telle situation. Néanmoins, même si ce processus peut sembler long, il demeure une partie intégrale de l’implantation puisqu’il donnera le ton pour l’ensemble du projet. Plus vous mettez les choses au clair, plus vous économiserez en temps (et en argent!) à long terme puisqu’il y aura moins de demandes de changement, moins de modifications à apporter pendant la période de test et plus d’utilisateurs prêts à s’adapter à ce nouveau système.

Pour assurer le succès de votre implantation, voici trois actions à ne pas oublier lors de la phase d’analyse :

  • Recueillez les besoins des différents membres de votre équipe qui seront touchés par ce nouveau projet. En demandant les suggestions de ceux qui utiliseront le système tous les jours, vous aurez une meilleure idée des besoins réels et des informations requises. De plus, il y aura une meilleure chance que vos utilisateurs seront ouverts à ces nouveaux changements.
  • Vérifiez que le projet corresponde à vos objectifs d’affaires de base. Assurez-vous que ce projet a un but et qu’il aidera réellement à l’accomplissement des tâches et ce, à tous les niveaux.
  • Défiez le statu quo. Votre façon de faire les choses n’est pas nécessairement la meilleure. Évaluez vos processus actuels et voyez si vous pourriez les gérer différemment. C’est une bonne occasion d’obtenir de l’aide de votre partenaire pour instaurer les meilleures pratiques de votre industrie au sein de votre entreprise.

Assurez le succès de votre prochain projet informatique – ne sautez pas l’étape d’analyse. Que vous implémentiez un nouveau module ou un nouveau système, demandez à votre partenaire comment il gère cette portion. Elle devrait favoriser le dialogue et représenter 10% à 20% du temps complet de projet. Vous devriez également demander à votre partenaire s’il utilise une méthodologie particulière pour savoir comment votre projet d’implantation sera géré et si cela convient à votre entreprise.

Par JOVACO Solutions, un spécialiste en implantation de Dynamics GP au Québec

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