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JOVACO Solutions

En cette nouvelle année, faites un meilleur suivi de vos projets avec des feuilles de temps


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Êtes-vous fatigué de courir après les membres de votre personnel pour qu’ils remplissent leur feuille de temps? Une de vos résolutions pour 2016 est-elle de faciliter ce processus pour tout le monde au sein de l’entreprise? Si oui, vous devriez d’abord examiner de quelle manière le suivi du temps est géré en ce moment et évaluer si votre application de feuille de temps est assez intuitive pour être complétée rapidement et efficacement.

Vous avez certainement entendu toutes sortes d’excuses pour lesquelles une feuille de temps n’a pas encore été complétée. Les employés diront souvent qu’elle est « trop longue à remplir » ou qu’ils « n’ont pas le temps ». Retirez-leur ces prétextes!

Nous croyons qu’il est important d’avoir une feuille de temps avec des fonctionnalités qui aideront à rendre ce processus moins pénible pour tous. Soyons réalistes : personne ne sera jamais heureux d’avoir à remplir sa feuille, mais si la tâche nécessite moins de temps, les gens seront plus susceptibles de la faire aussitôt que possible.

Voici quelques fonctionnalités que nos utilisateurs ont dit avoir aidé à simplifier la saisie de leur feuille de temps :

  • La possibilité d’avoir des lignes récurrentes automatiquement renouvelées à chaque semaine. Pour les utilisateurs habitués à saisir du temps pour les mêmes activités, semaine après semaine, une récurrence peut être appliquée sur les codes de ces activités afin qu’ils soient déjà inclus dans chaque nouvelle feuille. Ils pourront ainsi entrer leur temps sans avoir à chercher ces informations à chaque fois.
  • L’accès à une boîte additionnelle de commentaires pour inclure une plus longue description. L’ajout de commentaires peut devenir un casse-tête si vous n’avez que 50 caractères pour tout dire. Avec une zone de texte à caractères illimités, vous pouvez coder votre temps et inclure tous les détails nécessaires.
  • Des alertes et rappels courriel pour les employés qui tardent à soumettre leur feuille. Lorsque nous avons implanté cette nouvelle fonctionnalité dans notre application de feuille de temps, nous avons été surpris de voir son impact. Avec ces alertes et ces rappels, les employés soumettent maintenant leur feuille de temps dans un plus court délai.

Il n’y a pas seulement ceux qui doivent saisir leur temps qui bénéficient de ces changements : vu que les feuilles de temps sont envoyées plus tôt, les directeurs peuvent les approuver plus vite. De plus, les responsables de projets et les directeurs administratifs peuvent approuver différentes lignes en même temps. Il y a donc moins de va et vient entre les différents gestionnaires.

En utilisant une feuille de temps basée sur le Web ainsi qu’une solution de comptabilité par projet entièrement intégrée à Microsoft Dynamics GP, l’information n’aura plus à être saisie en double dans l’application de feuille de temps et le système de comptabilité. Vous pouvez également être assuré qu’elle sera transférée à Dynamics GP correctement, réduisant ainsi le temps requis pour compléter l’ensemble du processus de saisie de temps.

Prêt à vous attaquer à cette résolution pour 2016? Lisez l’article complet dans l’édition de l’hiver 2016 du GP Optimizer Magazine.

Par JOVACO Solutions, un développeur de feuille de temps tierce pour Microsoft Dynamics GP

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