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JOVACO Solutions

Une firme de comptabilité peut maintenant traiter ses factures quatre fois plus rapidement avec SIFIA de JOVACO


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Appel à tous les comptables! La haute saison est enfin terminée et vous avez passé à travers une autre période des impôts. Vous pouvez maintenant prendre une grande respiration et regarder en arrière afin d’analyser votre dernière année et déterminer ce qui pourrait être amélioré pour la prochaine saison. C’est le moment de prendre le temps d’examiner les difficultés vécus au cours de cette période, de vous questionner sur les moyens de faire les choses de manière plus efficace et ce qui pourrait être fait pour rendre votre entreprise encore plus rentable.

Pendant les périodes chargées, les goulots d’étranglement dans les tâches quotidiennes et les problèmes avec les processus habituels sont mis en évidence étant donné que tout doit bouger beaucoup plus vite et doit être complété dans un délai beaucoup plus court. Pour les firmes de comptabilité, ce goulot affecte notamment le cycle de facturation. Alors que le volume des opérations augmente pendant la saison des impôts, il devient encore plus important d’optimiser ce processus autant que possible.

Le cycle de facturation est généralement à la merci du moment où les membres du personnel sont en mesure d’entrer leur temps. Il dépend également de la rapidité avec laquelle les associés sont en mesure de réviser et de faire les ajustements nécessaires pour que toutes les informations puissent être envoyées à l’équipe administrative afin de compléter le processus de facturation.

Une firme comptable de 100 employés était à la recherche d’un progiciel de gestion intégré qui réaliserait sa vision d’avoir une solution pour automatiser ses processus d’affaires autant que possible afin qu’elle soit en mesure de réduire son cycle de facturation.

Une solution a été conçue dans le but spécifique de permettre aux firmes de comptabilité d’intégrer leurs fonctions financières à leurs fonctions opérationnelles. Ainsi, l’information peut circuler facilement et en temps réel à travers les départements et peut être mise à jour et traitée comme telle sans aucune manipulation supplémentaire requise.

En intégrant et en automatisant ces différentes étapes, cette firme est maintenant en mesure de traiter ses factures quatre fois plus rapidement qu’avec son système précédent. Elle croit que cela a été possible grâce aux aspects suivants:

  • La feuille de temps permet aux membres du personnel de facilement entrer leur temps et dépenses en tout temps. En ayant une feuille de temps en ligne et intégrée au système de comptabilité, les factures peuvent être créées automatiquement. Les associés peuvent ensuite les réviser et apporter les ajustements nécessaires en ce qui concerne les montants ou les descriptions. Les travaux en cours, les factures et la distribution au compte associés à chaque ressource sont ensuite mis à jour.
  • Les associés sont en mesure de consulter toute l’information à partir d’une vue unique. En ayant des rapports filtrés pour correspondre à la réalité de chaque associé, il y a moins de manipulations de rapport nécessaires ce qui rend plus facile de repérer les priorités et les enjeux principaux sans avoir à attendre les révisions du département de comptabilité. Puisque les associés sont maintenant en mesure d’accéder à cette information eux-mêmes, ils n’ont plus à attendre que l’administration crée des rapports pour eux.
  • Un processus automatique simplifie et accélère les ajustements de factures. Les associés devaient auparavant faire les ajustements manuellement en dehors du système pour ensuite les faire saisir par le département des finances. Désormais, les changements effectués sont automatiquement enregistrés et l’information mise à jour dans le système. Ceci a permis de réduire considérablement le délai entre l’envoi des travaux en cours à l’associé et la création de la facture et l’envoi au client.

En plus du gain de temps dans le processus de facturation, ce qui importait à cette firme de comptabilité était la capacité de mesurer les résultats par individu ainsi que par activité ou par groupe. Avec un système de gestion comme SIFIA de JOVACO, spécialement conçu pour répondre aux besoins des firmes comptables, les informations sont codées et associées au compte approprié au fur et à mesure qu’elles sont entrées dans la feuille de temps. Ceci a réellement permis aux associés de consulter tous les détails au besoin et en temps réel, ainsi que d’avoir une vue de la rentabilité, des travaux en cours et des heures facturables par associé, par département ou par client.

Par JOVACO Solutions, spécialiste de la comptabilité par projet pour les firmes comptables au Québec

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