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Pourquoi devriez-vous suivre la rentabilité par département?


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    Comme les activités sont de plus en plus complexes, il est désormais important de ne pas se contenter uniquement de suivre et d’évaluer les résultats de la rentabilité de l'organisation dans son ensemble, mais d’aller au-delà pour voir la rentabilité individuelle de chaque département.

    La tendance est de croire que les organisations sont de plus en plus spécialisées et donc que les résultats des départements sont suivis de près pour mieux comprendre la valeur ajoutée qu'ils apportent à l'organisation. Par exemple, dans les entreprises de services professionnels, comme dans les entreprises d'ingénierie ou de comptabilités, les services sont généralement regroupés par discipline et spécialité. Alors que dans les entreprises TI, les départements sont divisés par type de fonction d’affaire comme la recherche et le développement, le conseil, le support, les ventes et le marketing sont des centres de coûts distincts.

    En séparant et en déterminant les départements selon leurs propres centres de coûts, vous pouvez facilement avoir une vue de la rentabilité par département. Avec ce niveau de détails, il est alors plus rapide de retourner à une vision globale de l'ensemble de votre organisation.

    Le prochain défi est d'encourager les responsables de départements à travailler ensemble et à se prêter les employés d'un département à un autre quand l’un d’eux est en « sur-capacité » et ce, dans le but de mieux gérer la charge de travail des employés dans l'organisation. C'est la solution la plus rapide lorsqu’il y a un employé disponible pour aider une autre équipe à combler les lacunes au lieu de passer par le long processus d'embauche d'un nouvel employé et ainsi éviter les problèmes comme dépasser les dates limites liées à un projet.

    Pour encourager ce partenariat, une organisation a besoin de créer la notion de facturation inter-département, un concept où un service est compensé pour le prêt de ses employés. Cela est dû au fait que c’est le département de l’employé qui est en charge des dépenses de salaires, des avantages sociaux, de la formation et surtout de son temps. Pourquoi un département qui « emprunterait » un employé recevrait en même temps tous les bénéfices? En offrant cette compensation au département qui prête l’employé, les deux départements en question peuvent alors profiter des bénéfices car il y a une balance entre le temps non-productif d’un employé et en même temps, le fait de conserver un ensemble de proactivité et de rentabilité de l’organisation.

    Dans la situation où le département A possède un employé qui est « sur le banc » et que vous avez le département B qui nécessite une ressource supplémentaire, voici les résultats:

    ERP_fevrier2014

    Ceci est donc avantageux pour les deux départements car pour le département A, cela signifie que son département travaille maintenant à pleine capacité et pour le département B, il peut désormais répondre à la demande immédiate sans avoir à se précipiter dans de nouvelles embauches. À ce stade, le deuxième département doit également tenir compte de leur future charge de travail et envisager l'embauche d'un nouvel employé car si celui-ci travaillait directement pour ce département, leur revenu horaire passerait de 10 $ l'heure à 16 $ de l’heure.

    Pourquoi les responsables de département sont-ils d'accord avec ce concept? Parce que c’est là qu’interviennent les différences de rentabilité d'un service qui pourrait être touché. Si le département B « emprunte » un employé du département A sans l’indemniser, la rentabilité par département est biaisée puisque le département B est considéré comme plus rentable car il n'y a pas de frais pour eux en ce qui concerne la non-productivité ou les frais généraux. C’est le département A qui assume tous les coûts. C'est pourquoi nous demeurons avec la question suivante: quelle serait la motivation première du département de A de prêter leurs employés à un autre département?

    En utilisant une solution de coût de projet, il est facile de suivre et de distribuer automatiquement ces charges inter-départements. Lorsqu'un employé entre des données dans sa feuille de temps, il est possible de créer des règles et des taux de facturation inter-départements en fonction du projet. En ayant des responsables de la rentabilité par département, vous serez en mesure de garder les gestionnaires au courant de la sur/sous-charge de personnel, d’avoir une meilleure vue sur les tendances ou les changements de départements et de rendre plus simple la vue sur la manière dont chaque département influence votre organisation dans son ensemble.

    Par JOVACO Solutions, Revendeur de Microsoft Dynamics GP au Québec, www.jovaco.com

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