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Pourquoi utiliser les transferts de fonds électroniques au sein de Microsoft Dynamics GP


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Pourquoi faut-il changer sa façon d’envoyer les paiements aux fournisseurs? La principale raison, c’est que ça va vous épargner un temps considérable. Quand vous choisirez de passer aux transferts de fonds électroniques (EFT) au lieu des chèques imprimés, vous vous rendrez compte très vite des avantages. En effet, vous n’aurez plus à faire des lots de chèques manuels, à les faire correspondre aux factures de fournisseurs ou vous assurer que les personnes autorisées à la signature sont disponibles lorsque vous avez besoin de chèques signés. Fini également les tâches manuelles de vérification.

Vous pensez changer pour les transferts de fonds électroniques (EFT)? Voici quelques éléments dont vous devez tenir compte :

  • Sécurité concernant le processus EFT versus le processus de lot de chèque : C’est un élément à ne pas négliger car l’information du paiement est entrée directement dans Dynamics GP. Ces données sont particulièrement sensibles. Il est donc crucial de mettre en place un mot de passe de protection ainsi que des contrôles appropriés. Il faut également s’assurer que la personne qui entre l’information ne soit pas la même que celle qui complète le transfert.
  • Cashflows : La différence entre un lot de chèques régulier et un lot EFT est qu’avec un lot EFT, le transfert bancaire à votre compte est affecté une seule fois pour tous les paiements. Avec un lot de chèques, la période de paiement est prolongée.
  • Mise en place des bons processus : Vous devez mettre en place les bons processus pour que vos projets fonctionnent. Cela ne se fait pas en un jour. Enregistrer et partager toute l’information nécessaire prend du temps et requiert un effort interne.

Il est certain que passer aux EFT est un processus qui prend du temps à implanter. Mais en bout de ligne, les bénéfices sont considérables. Grâce à ce système, vous n’avez plus à vous inquiéter à propos :

  • Des copies frauduleuses de vos chèques
  • Du suivi de tous vos chèques en circulation
  • De la lourdeur et de l’effort relié au processus manuel
  • De vérifier que l’autorité signataire est disponible quand vous en avez besoin

Si vous travaillez principalement avec des sous-contractants ou des intérimaires, c’est encore plus intéressant. Ce processus vous aide à conquérir de meilleurs fournisseurs puisque vos termes de paiement sont plus avantageux. Par ailleurs, ils n’ont plus besoin d’attendre après un chèque ou d’aller à la banque pour le déposer.

Et pour aller encore plus loin, vous pouvez automatiser ce processus grâce à une feuille de temps et dépenses basée sur le Web. Une fois la feuille de temps et dépenses transférée vers la solution de comptabilité de projet pour permettre la refacturation aux clients, un transfert vers les payables peut être fait en un clic. À ce niveau, les sous-contractants peuvent alors retrouver leurs factures à travers l’application de feuilles de temps et les imprimer pour leur comptabilité.

Le système de comptabilité de projet a également un impact positif sur l’avancement de votre projet et revenus pour la future facturation de vos clients. En intégrant et en automatisant ce processus, la charge de travail de votre équipe de comptabilité est réduite et vos ressources peuvent ainsi gérer un nombre élevé de factures. Vous réduisez le nombre d’erreurs possibles concernant les taux horaires, le nombre d’heures travaillées dans une période spécifique, le taux des taxes ou les autres erreurs standard de calcul.

Apprenez-en plus sur SIFIA de JOVACO et la solution de coût de projet en nous contactant à l’adresse suivante solutions@jovaco.com. Jetez également un coup d’œil aux « 25 idées brillantes pour vous démarquer de la concurrence avec Microsoft Dynamics GP ».

Par JOVACO Solutions, spécialiste des solutions coûts de projet www.jovaco.com

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