Il y a quelques mois, une firme de conseils en informatique a fait appel aux services de JOVACO pour combler ses besoins en termes de système de gestion ERP. Plusieurs défis étaient à relever pour répondre à la croissance rapide que connaissait alors cette entreprise.

Les défis consistaient entre autre à :

• Acquérir une solution flexible pour avoir une meilleure gestion du temps facturable effectué par les conseillers en mandat
• Assurer une gestion plus efficace des projets et obtenir de meilleurs résultats
• Répondre aux besoins grandissants de reporting pour prendre rapidement des décisions éclairées
• Profiter d’un système de facturation client capable d’offrir un niveau de standardisation pour réduire les risques d’erreurs et accélérer l’émission courante des factures clients
• Intégrer tous ces outils de façon dynamique avec la base de données clients déjà existante, avec le système maison de recrutement des ressources ainsi qu’avec le système de paie externe

Comme cette firme possédait déjà une base de données clients CRM de Microsoft et avait commencé l’implantation de Microsoft Dynamics GP, celle-ci recherchait des outils qui s’harmoniseraient facilement afin d’obtenir une intégration complète.

Parmi toutes les solutions qui s’offraient à la firme en question, leur choix s’est très vite arrêté sur les solutions JOVACO, principalement parce que ces dernières s’ajoutent de façon complémentaire au système Dynamics GP.

Les solutions de JOVACO SIFIA, TEDI et la facturation professionnelle constituaient un complément idéal. Cette solution intégrée et flexible leur permet en effet de gérer le temps des ressources et d’obtenir rapidement des rapports, de plus en plus riches en informations, ce qui est une véritable aide à la prise de décisions. La facturation professionnelle qui s’intègre à SIFIA leur a permis de développer, avec l’aide de l’équipe de JOVACO, des gabarits personnalisés à l’image de la firme, répondant aux demandes de leurs clients tout en respectant l’objectif de standardisation. Des champs définis communs tels que le numéro de bon de commande ou le numéro du contrat-cadre étaient par exemple prévus pour réduire les risques liés aux erreurs et aux fautes de frappe.

Avec la mise en place de ces nouveaux outils, un défi supplémentaire a surgit : l’automatisation de la facturation du temps effectué par les ressources contractuelles qui représentent des fournisseurs clés.  Le développement  est maintenant terminé et des tests sont en cours. L’automatisation se fera donc à partir de l’approbation des feuilles de temps physiques approuvées par le client qui seront jointes en attachement, dans la feuille de temps WEB TEDI en ligne, par les conseillers pour compléter les records de temps. La validation faite par l’administration de la firme, le transfert et de la comptabilisation des données génèrera alors la facture du contractuel qui sera accessible par la suite dans TEDI. Cette innovation permettra de gagner en efficacité et de contribuer au maintien du niveau de croissance que connait ladite firme.

Aujourd’hui encore, cette firme continue de faire évoluer son système de gestion intégré qui offre toute la flexibilité requise pour répondre aux besoins spécifiques qu’elle exprime. En optant pour cette solution, l’entreprise a pu contribuer à l’optimisation de ses processus internes. Et en maximisant l’utilisation de ce nouveau système, elle aura ainsi tous les outils nécessaires pour l’aider à rester chef de file dans son domaine et atteindre ses futurs objectifs.

Par JOVACO Solutions, votre revendeur Microsoft Dynamics GP au Québec

November 29, 2013 by Martine Mainville

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Tags: feuille de temps, gestion de coûts de projets, Microsoft Dynamics GP
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