Avoir accès à la bonne information au bon moment lorsqu’il faut analyser, planifier et gérer les données est un élément essentiel. On doit être capable d’avoir aussi bien une vue globale de l’organisation qu’une vue détaillée par département. Peu importe votre rôle au sein d’une organisation, tout le monde est d’accord sur une chose : gérer un projet et planifier efficacement le temps des ressources sont les facteurs clés d’un projet réussi.
Nous voulons tous être capables de contrôler les éléments qui auront un impact sur la performance d’un projet mais c’est quasiment impossible. Pour y parvenir, vous devez avoir les outils pour vous aider à vous ajuster et vous adapter rapidement aux changements. Beaucoup estiment que la clé du succès d’une gestion de projet réside dans le fait de pouvoir gérer les étapes importantes, les ressources et les échéances. Mais une problématique subsiste : votre projet était-il profitable?
La question est maintenant de savoir comment vous pouvez combler le fossé entre votre gestion de projet et votre système financier. Là où il y a collaboration, il y a productivité. Il y a des solutions de contournements ou des raccourcis qui existe pour combler les écarts entre les activités de gestion du suivi de projet et les coûts. L’un des plus populaires est d’ailleurs la gestion de tous les aspects au sein du code Grand-Livre. Cela fonctionne mais ouvre la porte à des erreurs et peut prendre beaucoup plus de temps pour extrapoler les données une fois que celles-ci sont entrées dans le système. Je ne suis pas en train de dire que ce n’est pas possible, ce n’est juste pas suffisamment efficace. En gardant les activités séparées, il y a un risque important que les activités reliées à un projet particulier soient mal calculées ou bien complètement oubliées.
Le défi du monde des affaires d’aujourd’hui est que les gestionnaires de projets espèrent pouvoir faire les deux en même temps. Calculer la profitabilité des projets n’est plus un travail qui relève uniquement de la comptabilité. Les gestionnaires de projets doivent pouvoir estimer et affecter les tâches à une équipe ou à une ressource particulière, mais ils doivent aussi pouvoir calculer le temps et les coûts. En permettant aux gestionnaires de projets de suivre les projets de façon plus précise et à des niveaux plus détaillés, vous avez désormais plus de chance de ne pas dépasser votre budget et que vos projets restent profitables.
Une autre évolution dans la gestion de projet est l’idée que chacun a sa place dans un projet. En étant capables de structurer un projet et en autorisant plus de personnes à accéder à une information claire et pertinente en temps réel, chaque ressource peut désormais mettre en place ses priorités personnelles, anticiper très tôt les problématiques et prendre des décisions d’affaires plus rapides et éclairées sur l’aspect spécifique d’un projet.
Donc, la prochaine fois, lorsque vous serez en train de rechercher un projet au sein de votre propre solution ERP, souvenez-vous de ceci et demandez-vous si votre organisation possède une gestion de projet intégrée à sa comptabilité. Si vous voyez que non, notez que vous devez pourriez avoir ces quelques « fonctionnalités » pour vous aider : un module de planification qui s’intègre aux entrées de temps et dépenses de vos employés, une solution totalement intégrée à une solution financière comme Microsoft Dynamics GP et surtout, une firme de services spécialisée dans la comptabilité de projets. Parce que ça ne fait de secret pour personne qu’un module de comptabilité de projet implique de nombreuses décisions d’affaires lorsqu’il est implanté.
Apprenez-en plus sur les moyens de combler le fossé entre votre gestion de projet et votre comptabilité avec JOVACO Solutions en nous appelant au 1-888-988-3535.
Par JOVACO Solutions, votre Partenaire Microsoft Dynamics GP au Québec,
