He conocido numerosos casos en los que las motivaciones de un cliente para adquirir un ERP o un producto de tercero parecen ser las equivocadas. En el afán por adquirir el sistema más funcional, los prospectos se enfocan en tratar de desmenuzar todas y cada una de las funcionalidades imaginables que pudiese tener un sistema y luego pretenden comparar los sistemas vis-à-vis en una hoja de Excel. El proveedor quiere vender, convenciendo al cliente de que sí tiene todas las funcionalidades deseadas, y el comprador creerá que el sistema que tenga más respuestas "Si" en el documento de solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés), es el mejor.
Hay varias razones por las cuales este enfoque no es válido y no le garantiza que adquirirá el mejor sistema. Ninguna de ellas es tan importante como el hecho de que esta forma de pensar hace que todos los involucrados pierdan de vista la razón principal de adquirir un ERP en primer lugar: Las necesidades específicas del cliente.
Enfocarse en la funcionalidad del producto es como ver el tema al revés. El cliente está preguntando ¿Qué tienes? en lugar de preguntar ¿Tienes lo que necesito? o ¿Cómo soluciona tu producto mi problema? En más de una ocasión hemos devuelto un RFP al prospecto con una serie de recomendaciones de funcionalidades diferentes a las exigidas, en base a nuestro propio levantamiento de requerimientos del cliente. El proveedor que se enfoque en las necesidades reales del cliente, es el que será capaz de proveer la mejor solución, aún si su sistema no es el más costoso o funcionalmente poderoso.
Entonces, ¿Qué podemos hacer para mejorar nuestras posibilidades al seleccionar un sistema de gestión?
- Analice: Siéntese con cada uno de los proveedores. Un RFP es un buen punto de arranque para que el proveedor analice y obtenga un conocimiento básico de sus necesidades. Usted y su proveedor potencial deben crear un puente entre lo que usted necesita y lo que el producto ofrece. Este puente debe ser el centro de atención de su análisis para la toma de decisiones del producto. Evite invertir una gran cantidad de dinero y esfuerzo en funcionalidades que no necesita. Analice no solo las funcionalidades, sino cómo las mismas operan y qué tan flexibles son. ¿Qué hay detrás de ese "Sí" en el documento RFP?
- Divida: No pretenda hacer todo de una sola vez. Divida sus requerimientos en críticos, importantes e interesantes. Luego enfoque su atención en armar un proyecto para cumplir los requerimiento críticos y los más importantes. Algunas funcionalidades podrán esperar. Aunque el proveedor crea tener los recursos para implementar su proyecto de finanzas, recursos humanos y manufactura al mismo tiempo, es casi seguro que su empresa no los tiene. Uno de los beneficios principales de crear un proyecto por etapas es que atacando un proyecto relativamente simple (aunque importante) como finanzas, por ejemplo, el cliente compra el tiempo necesario para entender el producto, sus ventajas y limitaciones, antes de involucrarse en un proyecto más complejo.
- Conquiste: El impacto de la implementación de un ERP no radica solamente en si hace esto o aquello, sino también en factores como facilidad de asimilación, flexibilidad de las funciones que ofrece y capacidad de ser personalizado a un costo razonable. Estas son las características que hacen un buen puente entre sus necesidades y el producto. Si realiza un buen análisis de qué tan buen puente representa cada una de las ofertas ante usted, en base a un proyecto por etapas, verá claramente la mejor solución ante usted. ¡Ah¡ Y por supuesto, debe buscar la empresa de consultoría correcta para implementar su sistema ERP.
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Por ICON,
