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La gestion des coûts de projets, plus qu’un suivi comptable


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Accéder à la bonne information au moment voulu, juger et décider tout en analysant en planifiant et en contrôlant. Le besoin de gérer efficacement un projet et de planifier le temps de façon optimale est devenu une priorité dans notre société où les ressources compétentes se raréfient et où les marges de profits et de manœuvre sont de plus en plus minces. L’utilisation efficace des ressources est maintenant un défi quotidien pour les gestionnaires de projets qui désirent les utiliser de façon optimale et réduire les temps d’attente de leurs employés clés.

Nous voulons tous contrôler les éléments qui impactent nos performances mais il s’agit d’une tâche quasi impossible. On nous cite la gestion de projet comme étant la clé du succès : si on peut gérer les livrables, les ressources et les échéanciers, on aura du succès dans nos dossiers. Mais est-ce vraiment la clé ?  Est-ce qu’une gestion de projets assure que ceux-ci sont rentables ?

La question reste entière : comment faire le lien entre la gestion de projets et les résultats financiers de votre entreprise ? Là où il y a collaboration, il y a productivité. Plusieurs systèmes existent sur le marché pour faire de la gestion financière de projets.  La variante la plus simple est de gérer les projets avec un segment de compte.  Cette solution est cependant lourde à maintenir et est sujette à de nombreuses erreurs de saisie.  Bien que cette solution fonctionne, elle n’est évidemment pas efficace et ne permet pas de gérer de façon adéquate tous les aspects du projet, dont l’utilisation efficiente des ressources clés.

Les gestionnaires de projets doivent s’assurer que tous les aspects de leurs projets soient optimisés, autant la rentabilité financière, la facturation adéquate et l’exploitation des ressources de l’entreprise.  Ils doivent maintenant assigner adéquatement les tâches à réaliser, tout en tenant compte des autres projets en cours de réalisation, et calculer le temps, les coûts et l’avancement budgétaire.  Il devient donc primordial que ceux-ci puissent suivre l’état de leurs projets de façon précise et quotidiennement pour garantir la rentabilité des différentes initiatives sous leur responsabilité.

Évaluer, planifier les projets et respecter les objectifs prédéfinis, affecter les ressources à des tâches pour un temps déterminé, accéder en tout temps à une information claire et pertinente, suivre plusieurs projets simultanément et déterminer les priorités, anticiper et prendre des décisions rapides et éclairées. De plus en plus, les entreprises responsabilisent leurs gestionnaires de projets sur leurs résultats et elles leur demandent de contrôler tous les aspects, de la réalisation jusqu’à la performance de leurs projets. En ayant la capacité de suivre leurs livrables de façon détaillée et en acheminant les informations clés aux bonnes personnes, tous les intervenants peuvent maintenant prioriser adéquatement, anticiper les défis plus rapidement et prendre de meilleures décisions en se basant sur une information pertinente.

De nombreux produits existent sur le marché pour gérer de façon efficace vos projets, autant au niveau des opérations qu’au niveau comptable.  Si vous êtes à la recherche d’un tel produit, vous devez rechercher les éléments suivants pour vous éviter de choisir des solutions limitées qui ne vous permettront pas de réagir adéquatement et rapidement à vos défis : un module de planification des ressources intégré à la saisie du temps et des dépenses de vos employés, une solution entièrement intégrée à votre logiciel de gestion financière et une firme spécialisée dans les solutions de gestion des coûts de projets.  En effet, l’implantation d’une telle solution implique de prendre de nombreuses décisions stratégiques et d’être bien conseillé est essentiel si vous désirez vous doter d’une solution efficace qui évoluera efficacement avec la croissance de votre entreprise.

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