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Hojas de Cálculo y ERP, la Pareja Perfecta.


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Hace poco tiempo, al iniciar un proyecto de implementación de un ERP con uno de nuestros clientes, se incluyó como uno de sus objetivos principales eliminar el uso generalizado de Excel dentro de su compañía y remplazarlo por el uso formal del ERP que había adquirido. Yo le recomendé no hacerlo y permitirles a sus empleados que siguieran usando las ventajas de Excel en conjunto con su nuevo ERP, pero me vio como diciendo: “De seguro estás bromeando,¿verdad?”.

 

De hecho hace algunos años, yo hubiera tenido la misma reacción que él, cuando muchas compañías  trataban de basar el control de su empresa únicamente tomando a Excel como plataforma.

 

Aún dando por hecho el poderío y flexibilidad de Excel, descubrían que no representa una base sólida para el crecimiento de su empresa y  se encontraban, más temprano que tarde, enfrentando limitantes importantes como:

  • Capacidad limitada de almacenamiento de datos
  • Deficiencias en la integridad de datos, pues la información es fácilmente manipulable y no deja rastros.
  • Cientos de archivos diseminados en todas las áreas de la empresa
  • No hay una manera estándar de crear el contenido de los archivos
  • Cada persona nombra los archivos y los organiza en carpetas según sus preferencias
  • A la siguiente persona contratada le tomará tiempo entender la estructura de archivos dejada por el anterior
  • Se tienen varias versiones de lo mismo y a veces no resulta claro cuál es la que se debe usar
  • Se debe confiar que el de origen no haya sido alterado en archivos vinculados

 

Por otro lado, por su propia formalidad, los ERP también pueden presentar debilidades, precisamente en los puntos en donde Excel es especialista. Enlisto algunas desventajas de la estructura de los ERP:

  • No es sencillo para un usuario promedio extraer información cuando ésta proviene de varias tablas y orígenes de datos
  • Limitada capacidad de presentar la información de manera atractiva
  • Restringida capacidad de manipular (“jugar”) con los datos para su análisis
  • Reducida capacidad de modificación masiva

 

Si queremos aprovechar lo mejor de los dos mundos, necesitamos que se integren funciones nuevas que faciliten la convivencia entre ambos. De hecho, los fabricantes de los ERP ya han trabajado sobre esto y hoy en día podemos encontrar funciones básicas como es la capacidad de importar y exportar información a Excel partir de una pantalla que estemos consultando, o la creación automática de documentos con formato usando plantillas, a partir de la información del ERP.

 

En los ERP avanzados, podremos incluso encontrar funciones atractivas como lo son:

  • Seguridad integrada. La información que un usuario puede exportar a Excel está limitada por los privilegios otorgados en el ERP
  • Integración de ida y vuelta. Al exportar a Excel se quedará ligado con el ERP y se puede agregar datos y actualizarlos y llevarlos de regreso al ERP con un clic.
  • KPI´s y gráficos configurados en Excel y publicados en el Tablero de Control del ERP (leyendo información directamente del ERP)

 

Incluso dentro del mismo Excel encontramos ya herramientas que están enfocadas a potenciar esta integración:

  • Power Pivot, este Add-in de Excel (que es gratis por cierto) es una herramienta muy poderosa creada por el mismo equipo que creó SQL Server, para analizar de manera muy sencilla, rápida y atractiva, cantidades masivas de información provenientes del ERP o de otras fuentes de datos. De hecho con este Add-in se elimina la restricción de Excel en cuanto a que actualmente solo puede manejar poco más de 1 millón de registros. Si aún no conoces Power Pivot te recomiendo que lo tengas entre tus prioridades de aprendizaje.
  • Para el caso de que cuentes con el ERP de la familia Dynamics, podrás encontrarás en la cinta “Herramientas específicas” dentro de las opciones de Excel.

 

Aún con todas estas útiles herramientas, de seguro estamos por ver muchas ventajas más en el futuro cercano. Así que, si estas por implementar un ERP, no es necesario desperdiciar el conocimiento que ya se tiene de Excel en tu empresa. Puedes aprovechar tanto la formalidad de tu ERP como la flexibilidad de Excel: La pareja perfecta.

 *Escrito por Justo Barrientos /Consultor de Manufactura, Distribución y Proyectos

 

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