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5 Moyens Infaillibles pour Mieux Contrôler Vos Coûts !


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Ingénierie, architecture, marketing ou encore informatique, quel que soit votre domaine, nul ne peut échapper à une concurrence féroce, une technologie en perpétuelle mutation ou une clientèle toujours plus exigeante. Et comme si les enjeux n’étaient déjà pas assez importants, la nécessité d'une estimation juste et précise, le respect des budgets en termes de temps et de coûts, l’affectation optimale de vos ressources sont autant de défis que vous devez relever au quotidien.

Pour atteindre vos objectifs, rechercher des outils performants de gestion par projets s’avère donc une nécessité. Estimer les coûts ou effectuer un suivi de projets à l’aide de simples chiffriers Excel n’a jamais été un gage de succès. Aléatoire et imprécise, cette méthode génère bien souvent des évaluations budgétaires ou dates de livraison erronées, des délais de facturation interminables ou des pertes financières importantes, allant même jusqu’à vous faire perdre des occasions d’affaires.

Que faire pour éviter ces écueils et devancer vos concurrents? La réponse est simple, adopter un système de gestion d’entreprise par projet (ERP) qui vous permet de planifier, d'exécuter et de gérer votre projet, et ce, de la toute première estimation à sa livraison. Comment? En suivant ces 5 étapes …

1. Adoptez une plateforme unifiée 

Une plateforme unique facilite l’intégration de plusieurs technologies. Par exemple, la plateforme Microsoft permet d'intégrer les données provenant de sources variées. L’interface utilisateur est également unifiée et offre une grande similitude tant dans les applications de gestion que dans les applications de bureautique accélérant ainsi la formation de vos employés sur votre nouveau système. Votre personnel TI, familier avec ce logiciel de gestion bâti sur votre infrastructure existante, vous fera gagner en productivité.

2. Optimisez vos processus administratifs

Intégrant de multiples fonctionnalités, ce logiciel de gestion d’entreprise par projet vous permet de réduire vos coûts administratifs en optimisant de nombreux processus exécutés traditionnellement en silo. Toutes vos données sont centralisées, accessibles en tout temps et partagées selon un système d’autorisations. Vous disposez de tous les outils nécessaires pour suivre l'état de vos projets, travaux en cours, ressources et budgets tout en gardant un contrôle comptable et financier total. Gage d’exactitude et d’intégrité des informations, cet automatisme vous permet d’accélérer la productivité et de réduire votre besoin en personnel administratif.

3. Obtenez des informations pertinentes en temps réel

Où que vous soyez, peu importe le moment, les technologies Web vous permettent désormais d’accéder aux fonctionnalités du système ERP. Par exemple, en utilisant des outils de gestion de temps ou de suivi de projets intégrés à votre logiciel de gestion d’entreprise, vous suivez en temps réel la rentabilité de vos projets et êtes en mesure de résoudre tout éventuel problème. Vos chargés de projet bénéficient de tous les outils nécessaires pour contrôler leurs projets. Ils peuvent approuver les heures et les dépenses du personnel qu'ils supervisent, planifier les ressources, estimer l’avancement de leurs projets en temps et en argent et obtenir une vue globale de leurs travaux. Pour éviter la saisie redondante des données, chacune de vos ressources imputent directement son temps et ses dépenses dans le système, vous faisant gagner en proactivité.

4. Centralisez et diffusez l’information aux bonnes personnes

Tirez profit des fonctionnalités collaboratives offertes par les technologies actuelles : centralisez vos informations et diffusez-les aux personnes concernées. Aidez vos ressources à prendre des décisions rapides et éclairées. Définissez des rôles de chacun (responsable de département, chargé de projet, directeur, responsable de budget ou comptable de projet), partagez l'information en vous assurant qu’ils puissent accéder aux seules informations permises, et ce tant dans les rapports que dans le tableau de bord. Cette solution proactive favorisera à coup sûr la croissance de votre entreprise.

5. Exploitez toute la richesse de vos données

Accéder à des informations de gestion précises et complètes est primordial pour tout gestionnaire ou chargé de projet. L’intégration des données de gestion à un système de gestion d'entreprise par projet vous offre une source intarissable d’informations à partir de laquelle vous pouvez produire un large éventail de rapports. Analyse de vos projets, productivité de vos employés, transactions imputées aux projets, profitabilité de vos projets, analyses ad hoc, tableau de bord avec des indicateurs de performance clé (KPI), confidentialité des données grâce à des règles d'accès strictes, vous gardez une maîtrise totale de vos affaires.

Optez pour un système de gestion d’entreprise par projet et augmentez la profitabilité de vos projets avec :

  • Une réduction de vos délais de réalisation
  • Un respect de vos échéanciers et de vos budgets
  • Une affectation efficace de vos ressources tant humaines que matérielles
  • Une amélioration de vos mouvements de trésorerie
  • Une reconnaissance précise de vos revenus
  • Une diminution de vos coûts d'exploitation et d’administration
  • Une amélioration des communications entre les membres de vos équipes de projets
  • Une gestion intégrée de projets inter-divisions, inter-sociétés et co-entreprises (joint-venture)
  • Un accès en tout temps et en tout lieu à des informations riches

Faites appel à JOVACO pour vous aider à suivre ces 5 étapes et atteindre vos objectifs. Contactez-nous dès-aujourd’hui au 1-888-988-3535 pour en apprendre davantage.

Par JOVACO Solutions, une firme Québécoise Partenaire de Microsoft Dynamics GP

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